WooCommerce ist das beliebteste WordPress-Shop-Plugin und hat in Deutschland Millionen von Online-Händlern. Für die Buchhaltung bietet WooCommerce eigene Exportfunktionen — aber der Weg von dort zu einer DATEV-fähigen EXTF-Datei ist nicht immer intuitiv. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Was WooCommerce exportiert — und was DATEV erwartet
WooCommerce bietet verschiedene Exportmöglichkeiten an, die sich für die Buchhaltung unterschiedlich gut eignen:
| Export-Typ | Eignung für DATEV | Anmerkung |
|---|---|---|
| Bestellungen (CSV) | Gut | Alle Bestelldaten, inkl. Positionen |
| Zahlungen (CSV) | Sehr gut | Reine Zahlungsdaten |
| Steuerberichte | Hilfreich | Nur als Kontrolle |
| Plugin-Exporte | Variiert | Je nach Plugin |
Für DATEV am besten geeignet: Der Zahlungsbericht mit Nettoumsätzen, Steuern und Gebühren.
Schritt 1: WooCommerce-Export erstellen
Über das WooCommerce-Dashboard:
- Navigieren Sie zu WooCommerce → Berichte
- Wählen Sie Einnahmen für eine Umsatzübersicht
- Stellen Sie den gewünschten Zeitraum ein
- Klicken Sie auf CSV exportieren
Oder über WooCommerce → Bestellungen:
- Filtern Sie nach Zeitraum und Status ("Abgeschlossen")
- Wählen Sie alle Bestellungen aus
- Klicken Sie auf Exportieren (oder nutzen Sie ein Export-Plugin)
Empfohlene Plugins für detailliertere Exporte:
- WooCommerce Customer / Order / Coupon Export (Offiziell)
- Order Export & Order Import for WooCommerce
Schritt 2: Export-Format prüfen
Ein WooCommerce-Export enthält typischerweise:
Order ID, Date, Status, Net sales, Tax, Shipping, Gross sales, ...
15423, 2025-10-15, completed, 42.00, 7.98, 5.90, 55.88, ...
Probleme für DATEV:
- Datum im Format YYYY-MM-DD (DATEV erwartet TTMMJJJJ)
- Dezimalpunkt statt Komma
- UTF-8-Kodierung (DATEV braucht Windows-1252)
- Fehlender EXTF-Header
Schritt 3: Buchungskonten bestimmen
Für WooCommerce-Shops sind typischerweise folgende Konten relevant:
SKR03:
- Nettoumsatz 19%: Konto 8400
- Nettoumsatz 7%: Konto 8300
- Versanderlöse (steuerpflichtig): Konto 8400
- Zahlungsanbieter-Gebühren: Konto 4970
Wichtig: Wenn Sie Zahlungen über PayPal oder Stripe abwickeln, müssen Sie deren Gebühren separat aus den jeweiligen Plattform-Exporten buchen.
Schritt 4: CSV zu DATEV konvertieren
WooCommerce-CSV automatisch konvertieren →
Der Konverter erkennt das WooCommerce-Format automatisch und:
- Wandelt das Datum in TTMMJJJJ um
- Konvertiert Dezimalpunkte in Kommas
- Trennt Nettoumsatz und Steuerbetrag
- Erstellt einen korrekten EXTF-Header
Schritt 5: Import in DATEV
- Öffnen Sie DATEV Buchhalter oder Unternehmen online
- Wählen Sie Import → Buchungsdaten
- Laden Sie die EXTF-Datei hoch
- Prüfen Sie Vorschau und Buchungskonten
- Bestätigen Sie den Import
WooCommerce mit externen Zahlungsanbietern
Die meisten WooCommerce-Shops nutzen externe Zahlungsanbieter. Hier die häufigsten Kombinationen:
WooCommerce + Stripe:
- WooCommerce exportiert die Bestelldaten
- Stripe exportiert die tatsächlichen Zahlungen
- Beide müssen getrennt konvertiert und importiert werden
- Alternativ: Abgleich über Bestellnummern
WooCommerce + PayPal:
- Ähnlich wie bei Stripe
- PayPal-Gebühren kommen aus dem PayPal-Export
- Lesen Sie: PayPal Transaktionen für DATEV aufbereiten
WooCommerce + Klarna:
- Klarna-Transaktionen werden über das Klarna-Händlerportal exportiert
- Lesen Sie: Klarna Zahlungen für DATEV aufbereiten
Automatisierung mit WooCommerce-Webhooks
Für technisch versierte Händler besteht die Möglichkeit, WooCommerce-Webhooks zu nutzen, um neue Bestellungen automatisch zu verarbeiten. Dies ist jedoch eine fortgeschrittene Lösung, die Entwicklerkenntnisse erfordert.
Die einfachere Alternative: Monatliche Routine mit manuellem Export und anschließender Konvertierung.
Häufige Fragen zu WooCommerce und DATEV
Welches WooCommerce-Plugin ist am besten für DATEV-Export? Das offizielle WooCommerce-Berichtswesen reicht für die meisten Fälle. Für detailliertere Daten empfiehlt sich "WooCommerce Customer/Order/Coupon Export".
Muss ich Stornierungen separat exportieren? Ja. Stornierte Bestellungen sind Rückbuchungen und müssen als Minderung der Erlöse gebucht werden.
Wie gehe ich mit Bestellungen über Jahresgrenzen um? Die Buchung erfolgt im Zeitpunkt der Lieferung (oder Zahlungseingang bei Ist-Besteuerung). Eine Bestellung vom 31. Dezember, die am 2. Januar geliefert wird, gehört ins neue Jahr.
Kann ich alle Bestellungen des Jahres auf einmal exportieren? Ja, aber für die laufende Buchführung empfiehlt sich der monatliche Export.
Was, wenn mein WooCommerce-Shop mehrere Steuersätze verwendet? Exportieren Sie Bestellungen nach Steuersatz getrennt oder nutzen Sie einen Konverter, der Steuersätze automatisch erkennt und auf die richtigen Konten bucht.