Shopify ist eine der beliebtesten E-Commerce-Plattformen in Deutschland — aber der Weg von einem Shopify-Transaktionsexport zu einer DATEV-kompatiblen EXTF-Datei ist ohne das richtige Werkzeug mühsam. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen genau, wie Sie vorgehen.
Was ist das Problem mit Shopify-CSV-Exporten?
Shopify exportiert Transaktionen im CSV-Format mit englischen Spaltenbezeichnungen, einem US-amerikanischen Datumsformat (YYYY-MM-DD HH:MM:SS UTC) und Dezimalzahlen mit Punkt statt Komma. DATEV erwartet jedoch das EXTF-Format mit:
- Windows-1252-Zeichenkodierung (nicht UTF-8)
- Europäischem Datumsformat (TTMMJJJJ)
- Komma als Dezimaltrennzeichen
- Einem spezifischen 21-Felder-EXTF-Header
Diese Unterschiede führen dazu, dass ein direkter Import scheitert oder fehlerhafte Buchungen entstehen.
Schritt 1: Shopify-Transaktionen exportieren
- Melden Sie sich in Ihrem Shopify-Backend an
- Navigieren Sie zu Finanzen → Transaktionen (oder Bestellungen für Bestelldaten)
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (z. B. einen Monat oder ein Quartal)
- Klicken Sie auf Exportieren → Aktuelle Seite oder Alle Transaktionen
- Wählen Sie CSV für Excel, Numbers und andere Tabellenkalkulationsprogramme
- Laden Sie die Datei herunter
Tipp: Exportieren Sie immer vollständige Monate oder Quartale, um die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater zu erleichtern.
Schritt 2: CSV-Datei prüfen
Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei in einem Texteditor (nicht in Excel — Excel verändert automatisch das Format). Sie sehen typischerweise folgende Spalten:
| Spalte | Beispielwert |
|---|---|
| Transaction Date | 2025-10-15 14:23:11 UTC |
| Type | payout |
| Amount | 1250.50 |
| Currency | EUR |
| Source Name | Web |
Achten Sie besonders auf:
- Währung: Nur EUR-Transaktionen für die DATEV-Übergabe relevant
- Typ: Payouts, Refunds und Fees haben unterschiedliche Buchungskonten
- Datum: UTC-Zeitzone — relevant bei Jahreswechsel-Buchungen
Schritt 3: DATEV-Kontonummern festlegen
Bevor Sie konvertieren, klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Buchungskonten:
- Shopify-Umsätze: typischerweise Konto 8400 (19 % USt.) oder 8300 (7 % USt.)
- Gebühren/Fees: Konto 4970 (Bankgebühren) oder 4910 (Werbekosten)
- Rückerstattungen: Gegenbuchung zu den Umsatzkonten
Ohne diese Abstimmung kann der Steuerberater die EXTF-Datei nicht korrekt verbuchen.
Schritt 4: CSV-Datei konvertieren
Der einfachste Weg ist der Einsatz eines spezialisierten Konverters, der das Shopify-Format kennt und alle oben genannten Probleme automatisch löst.
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Der Konverter erkennt das Shopify-Format automatisch und:
- Konvertiert UTC-Zeitstempel korrekt in deutsche Datumsangaben
- Wandelt US-Dezimalzahlen (1250.50) in EU-Format (1250,50) um
- Erstellt einen validen EXTF-Header mit Ihren Buchungskonten
- Gibt eine Windows-1252-kodierte Datei aus
Schritt 5: EXTF-Datei in DATEV importieren
- Öffnen Sie DATEV Unternehmen online oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
- Wählen Sie Import → Buchungsdaten (EXTF)
- Laden Sie die konvertierte Datei hoch
- Prüfen Sie die Vorschau auf korrekte Buchungskonten und Beträge
- Bestätigen Sie den Import
Wichtig: Prüfen Sie nach dem Import stets die Abstimmung mit Ihrem Shopify-Abrechnungsbericht. Die Summe der importierten Beträge sollte mit der Shopify-Abrechnung übereinstimmen.
Häufige Fehler und ihre Ursachen
"Ungültige Zeichenkodierung"
Die EXTF-Datei muss in Windows-1252 gespeichert sein. UTF-8-Dateien werden von DATEV nicht akzeptiert. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konverter die Kodierung korrekt vornimmt.
"Datumsfeld konnte nicht interpretiert werden"
Shopify verwendet UTC-Zeitstempel mit Zeitzonenangabe. Diese müssen in das Format TTMMJJJJ konvertiert werden, das DATEV erwartet.
"Betrag außerhalb des gültigen Bereichs"
DATEV akzeptiert maximal 13 Vorkommastellen. Bei sehr großen Beträgen (z. B. Jahresumsätze) kann es zu Fehlern kommen — in diesem Fall die Datei aufteilen.
Shopify Payments vs. externe Zahlungsanbieter
Wenn Sie Shopify Payments nutzen, sind alle Transaktionen im Shopify-Transaktionsexport enthalten. Nutzen Sie jedoch PayPal, Stripe oder andere externe Anbieter, müssen Sie die Transaktionen aus diesen Systemen separat exportieren und konvertieren.
Weitere Anleitungen:
Automatisierung für regelmäßige Exporte
Wenn Sie monatlich oder quartalsweise exportieren, lohnt sich eine feste Routine:
- Fixer Exporttermin: Immer am 1. des Folgemonats
- Einheitliche Dateinamenskonvention:
shopify_2025_10.csv - Konvertierung vor Übergabe: Stets die EXTF-Datei prüfen, bevor sie an den Steuerberater geht
- Archivierung: Sowohl die Original-CSV als auch die EXTF-Datei aufbewahren (GoBD-Konformität)
Fazit
Der Prozess von Shopify-CSV zu DATEV EXTF ist ohne das richtige Werkzeug fehleranfällig und zeitaufwändig. Mit einem spezialisierten Konverter dauert die Konvertierung wenige Sekunden — und Sie können sicher sein, dass das Format korrekt ist.
Häufig gestellte Fragen
Welchen Shopify-Export brauche ich für DATEV? Den Transaktionsexport unter Finanzen → Transaktionen. Er enthält alle Einnahmen, Auszahlungen und Gebühren.
Kann ich den Shopify-Export direkt in DATEV importieren? Nein. Shopify exportiert im CSV-Format, DATEV erwartet das EXTF-Format. Eine Konvertierung ist zwingend erforderlich.
Funktioniert die Konvertierung auch für mehrere Währungen? DATEV EXTF unterstützt nur eine Buchungswährung pro Datei. Für Mehrwährungs-Shops sollten Sie die Transaktionen nach Währung aufteilen und getrennt konvertieren.
Wie oft sollte ich exportieren? Monatlich ist üblich. Bei hohem Transaktionsvolumen kann eine wöchentliche Routine sinnvoll sein.
Was kostet die Nutzung von kontostapel.com? Der erste Export ist kostenlos. Für regelmäßige Nutzung gibt es günstige Pakete ab 4,90 € pro Monat.