PayPal ist für viele Online-Händler das wichtigste Zahlungsmittel — und gleichzeitig einer der komplizierteren Fälle beim DATEV-Import. Gebühren, Rückerstattungen, Währungsumrechnungen und die gemischte Verwendung von Deutsch und Englisch in den Exporten machen die Aufbereitung zur Herausforderung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie es richtig geht.
Das Problem: PayPal-Exporte sind uneinheitlich
PayPal exportiert Transaktionen im CSV-Format — aber das Format hat einige Besonderheiten:
- Je nach Kontosprache werden Spalten auf Deutsch oder Englisch bezeichnet
- Beträge können sowohl mit Punkt als auch mit Komma als Dezimaltrennzeichen erscheinen
- Es gibt Transaktionen in verschiedenen Währungen im selben Export
- Gebühren werden als separate Zeilen ausgewiesen, nicht als Teil der Haupttransaktion
- Rückerstattungen werden als negative Beträge dargestellt
DATEV erwartet dagegen ein streng strukturiertes Format: Windows-1252-Kodierung, TTMMJJJJ-Datum, Komma-Dezimalzeichen, gültige EXTF-Headerstruktur.
Schritt 1: PayPal-Kontoauszug exportieren
- Melden Sie sich bei PayPal an
- Navigieren Sie zu Aktivitäten → Kontoauszug
- Wählen Sie Alle Transaktionen
- Stellen Sie den Zeitraum ein (empfohlen: ein vollständiger Monat)
- Klicken Sie auf Herunterladen
- Wählen Sie CSV-Format für alle Transaktionen
Tipp: Exportieren Sie immer vollständige Monate. PayPal-Abrechnungen laufen manchmal über Monatsenden hinaus — prüfen Sie die Transaktionsdaten genau.
Schritt 2: Die PayPal-CSV-Struktur verstehen
Ein typischer PayPal-Export enthält folgende Spalten (deutsch):
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Datum | Transaktionsdatum |
| Uhrzeit | Transaktionszeit |
| Zeitzone | Meist "Europe/Berlin" oder "UTC" |
| Name | Absender/Empfänger |
| Typ | Zahlung, Rückerstattung, Gebühr etc. |
| Status | Abgeschlossen, Ausstehend etc. |
| Währung | EUR, USD etc. |
| Brutto | Bruttobetrag |
| Entgelt | PayPal-Gebühr (negativ) |
| Netto | Nettobetrag nach Gebühren |
| Guthaben | Restguthaben |
Achtung: Im englischen Export heißen diese Spalten "Date", "Time", "Gross", "Fee" etc.
Schritt 3: Transaktionen kategorisieren
Nicht alle PayPal-Transaktionen sind buchungsrelevant. Typische Transaktionstypen:
Relevante Transaktionen:
- Zahlungseingang (von Kunden) → Erlöskonto
- PayPal-Gebühren → Betriebsausgaben (Konto 4970)
- Rückerstattungen → Gegenbuchung zum Erlöskonto
- Auszahlungen auf Bankkonto → Bankkonto
Oft nicht direkt buchungsrelevant:
- Interne PayPal-Überweisungen
- Währungsumrechnungen (nur das Ergebnis buchen)
- Guthaben-Aufladungen
Schritt 4: Buchungskonten festlegen
Klären Sie mit Ihrem Steuerberater:
- PayPal-Konto: Sollte als eigenes Konto (z. B. "1200 - PayPal" in SKR03) geführt werden
- Erlöse aus PayPal-Zahlungen: Je nach Steuersatz Konto 8400 (19%) oder 8300 (7%)
- PayPal-Gebühren: Konto 4970 (Bankgebühren) oder 4910 (Provisionen)
- Rückerstattungen: Gegenbuchung zu den Erlöskonten
Schritt 5: Konvertierung und Import
Den mühsamsten Schritt — die manuelle Anpassung des CSV-Formats — können Sie sich sparen:
PayPal-CSV automatisch zu DATEV konvertieren →
Unser Konverter erkennt sowohl deutsche als auch englische PayPal-Exporte, behandelt gemischte Dezimalformate korrekt und erzeugt eine valide EXTF-Datei.
Häufige Probleme bei PayPal-Importen
Problem: Gebühren doppelt erfasst
PayPal weist Gebühren manchmal als separate Transaktion und als Teil des Netto-Betrags aus. Wenn Sie sowohl die Brutto-Zahlungen als auch die Gebührentransaktionen importieren, werden Gebühren doppelt gebucht.
Lösung: Wählen Sie konsequent eine Methode: entweder Nettobetrag plus separate Gebühr, oder Bruttobetrag mit Gebühren als Teil der Buchung.
Problem: Verschiedene Währungen
Wenn Sie PayPal-Zahlungen in USD, GBP oder anderen Währungen erhalten, müssen diese für DATEV in EUR umgerechnet werden. Maßgeblich ist der Kurswert zum Transaktionsdatum (nicht der Auszahlungskurs).
Lösung: Buchen Sie Fremdwährungsbeträge mit dem offiziellen EZB-Kurs des Transaktionsdatums.
Problem: Jahresübergreifende Transaktionen
Eine Zahlung, die am 31. Dezember eingeht, aber erst am 2. Januar ausgezahlt wird, muss dem richtigen Wirtschaftsjahr zugeordnet werden.
Lösung: Maßgeblich ist das Datum des Zahlungseingangs, nicht das Auszahlungsdatum.
Problem: PayPal-Guthaben vs. Bankeingang
PayPal-Zahlungen, die zunächst im PayPal-Konto bleiben und später auf das Bankkonto ausgezahlt werden, müssen buchhalterisch korrekt abgebildet werden: Eingang → PayPal-Konto, Auszahlung → Bankkonto.
Checkliste für den PayPal-DATEV-Export
- Vollständigen Monatszeitraum ausgewählt
- Nur EUR-Transaktionen (oder Fremdwährungen separat behandelt)
- Buchungskonten mit Steuerberater abgestimmt
- Gebühren und Rückerstattungen korrekt kategorisiert
- EXTF-Datei auf Korrektheit geprüft (z. B. mit DATEV Validator)
- Original-Export archiviert (GoBD-Konformität)
Häufig gestellte Fragen
Kann ich PayPal-Transaktionen direkt in DATEV importieren? Nein. PayPal exportiert im CSV-Format, DATEV erwartet das EXTF-Format. Sie benötigen eine Konvertierung.
Wie buche ich PayPal-Gebühren? PayPal-Gebühren sind Betriebsausgaben — typischerweise auf Konto 4970 (Bankgebühren) in SKR03.
Was ist mit Fremdwährungen bei PayPal? Transaktionen in anderen Währungen müssen in EUR umgerechnet werden. Verwenden Sie den EZB-Kurs des Transaktionsdatums.
Wie viele Monate kann ich gleichzeitig importieren? Technisch gibt es keine Beschränkung, aber für die Buchhaltung empfiehlt sich der monatliche Import für bessere Kontrolle.
Ist kontostapel.com DSGVO-konform? Ja. Hochgeladene CSV-Dateien werden nur für die Konvertierung verwendet und danach sofort gelöscht.